Satın Alma Onay Süreci: Kim, Hangi Tutarda, Hangi Sırayla Onaylar?

Satın alma onay süreci, çoğu şirkette yazılı olmayan ama herkesin bildiğini sandığı bir düzendir. Küçük bir alımı kim onaylar? Bir tedarikçiyle ilk kez çalışılıyorsa ne değişir? Yönetici izindeyken onay kime geçer? Bu sorulara cevap kişiden kişiye değişiyorsa, süreç yok demektir; alışkanlık vardır.

Bu yazıda bir satın alma talebinin hangi kurallarla, hangi sırayla ve hangi sürede onaylanması gerektiğini, süreci kurarken en sık yapılan hataları ve dijital akışa geçişin adımlarını ele alıyoruz.

İyi bir satın alma onay sürecinin üç sorusu

Her onay akışı üç soruya net cevap vermelidir:

• Kim onaylar? Yetki, kişiye değil göreve bağlanmalıdır. "Ahmet Bey onaylar" yerine "üretim müdürü onaylar" denir; kişi değişse de kural değişmez.
• Hangi koşulda onaylar? Tutar, harcama kalemi, tedarikçi durumu ve bütçe uygunluğu kuralı belirler.
• Ne kadar sürede onaylar? Süre hedefi olmayan adım, bekleyen adımdır. Her adımın bir süresi ve süre dolunca ne olacağı bellidir.

Onay süreci neden önemlidir?

Satın alma, şirketten dışarıya para çıkan ilk kapıdır. Bu kapıda kural yoksa üç sorun birlikte ortaya çıkar: ihtiyaç duyulan mal geç gelir, gereksiz veya bütçe dışı harcama fark edilmeden geçer, denetimde kararın gerekçesi gösterilemez. İyi kurulmuş bir onay süreci bu üç riski aynı anda azaltır; kötü kurulmuş olanı ise hem hızı keser hem kontrolü sağlamaz. Amaç daha fazla onay toplamak değil, doğru kişinin doğru anda ve doğru bilgiyle karar vermesini sağlamaktır.

Tutar kademeleri ve yetki matrisi

En yaygın yöntem tutara göre kademeli onaydır. Aşağıdaki tutarlar yalnızca örnektir; her şirket kendi riskine göre belirler.

Talep tutarı	Onay zinciri
Düşük (ör. sarf malzeme)	Birim müdürü
Orta	Birim müdürü, ardından satın alma sorumlusu
Yüksek	Birim müdürü, satın alma, mali işler, genel müdür

Kademelerin yanında şu kurallar da yetki matrisine yazılır:

• Bütçe kontrolü: Talep, birimin bütçesini aşıyorsa ek onay gerekir.
• Yeni tedarikçi: İlk kez çalışılan firma için tedarikçi kaydı ve belge kontrolü şartı konur.
• Teklif sayısı: Belirli tutarın üstünde birden fazla teklif karşılaştırması istenir.
• Vekâlet: Onaylayan izindeyse akış otomatik olarak vekile gider.

Akışın ana adımları

1. Talep: Talep eden kişi formu doldurur: ne, ne kadar, neden, hangi bütçe kalemi.
2. Birim onayı: Birim müdürü talebin ihtiyaca uygun olduğunu onaylar.
3. Satın alma değerlendirmesi: Tedarikçi ve fiyat karşılaştırması yapılır, gerekirse teklifler eklenir.
4. Tutara göre üst onay: Kural, tutara ve bütçeye göre ek onaycıyı belirler.
5. Sipariş: Onaylanan talep ERP'de satın alma siparişine dönüşür.
6. Teslim ve kapanış: Mal kabul edilir, talep kapanır, tüm süreç kayıtta kalır.

Sık yapılan hatalar

Her şeyi aynı kademeye bağlamak

Küçük alımın da büyük alımın da genel müdüre gitmesi, genel müdürü darboğaz yapar; sonunda onaylar toplu ve okunmadan verilir. Kademeler, riskle orantılı olmalıdır.

Onayı e-posta ve mesajla vermek

Onay WhatsApp'ta verildiğinde kayıt dağılır. Denetim sırasında "bu alımı kim, ne zaman onayladı" sorusu günlerce yazışma taramaya dönüşür.

Süre hedefi koymamak

Bekleyen talep kimseyi rahatsız etmediği için bekler. Her adıma süre ve hatırlatma tanımlanmalı, süre aşımında bir üst kişiye bildirim gitmelidir.

İstisnaları süreç dışında bırakmak

Acil alım, bütçe dışı harcama, onaycının izinde olması gibi durumlar akışta tanımlı değilse insanlar süreci aşar. İstisna için ayrı ve kayıtlı bir yol sunun.

Talep formunu serbest bırakmak

Eksik bilgiyle gelen talep, onaycıyı telefona sürükler. Zorunlu alanlar (tutar, bütçe kalemi, gerekçe, tercih edilen tedarikçi) formda baştan istenmelidir.

Dijital akışa geçiş

Süreç kâğıt veya e-postadan çıkıp dijital bir iş akışına taşındığında kurallar sistem tarafından işletilir:

Geçişte şu sırayı öneriyoruz:

• Bugünkü süreci gerçekte işlediği gibi çıkarın; yöneticinin anlattığıyla pratiği karşılaştırın.
• Yetki matrisini tek sayfada yazın ve onaycılarla netleştirin.
• Dijital formu zorunlu alanlarla kurun; telefondan da çalışsın.
• Akışı önce tek bir birimde deneyin, ardından genişletin.
• Onaylanan talebin ERP'ye sipariş olarak aktarılmasını ilk sürümde planlayın; böylece veri ikinci kez girilmez. Logo, Mikro veya Netsis kullanıyorsanız bu bağlantı özel yazılım ve ERP entegrasyonu kapsamında kurulur.
• Birkaç hafta sonra raporlara bakın: hangi adımda talepler bekliyor, hangi birim en çok geri çevriliyor?

Genel çerçeve için BPM nedir yazımıza ve iş süreçleri yönetimi hizmetimize da göz atabilirsiniz.

Süreci ölçmek: hangi göstergelere bakılır?

Akış çalışmaya başladıktan sonra sürecin sağlığını birkaç basit göstergeyle izleyebilirsiniz. Bunlar için kesin hedef rakamları şirketten şirkete değişir; önemli olan trendi görmektir:

• Adım başına bekleme süresi: Talepler en çok hangi adımda duruyor? Çoğu zaman cevap tek bir onaycı veya tek bir eksik bilgi türüdür.
• Geri çevrilen talep oranı: Belirli bir birimde yüksek çıkıyorsa form eksiktir ya da kurallar o birime anlatılmamıştır.
• Acil alım sayısı: Sık "acil" işaretleniyorsa planlama sorunu vardır; süreç buna göre değil, nedene göre düzeltilmelidir.
• Süreç dışı alım: Onaysız yapılan harcamalar, kuralın çok ağır ya da çok bilinmez olduğunu gösterir.
• Talepten siparişe geçen toplam süre: Süreci iyileştirdiğinizi gösteren en anlaşılır göstergedir.

Bu göstergeleri ayda bir birim müdürleriyle birlikte gözden geçirmek, kuralların canlı kalmasını sağlar. Yetki matrisi bir kez yazılıp rafa kalkan bir belge olmamalıdır; şirket büyüdükçe, tutar kademeleri ve onaycılar da güncellenir.

Küçük şirket mi, büyüyen şirket mi?

Elli kişilik bir üretici ile iki yüz kişilik bir şirketin akışı aynı olmak zorunda değildir. Küçük yapıda iki kademe çoğu zaman yeterlidir: birim müdürü ve satın alma. Büyüdükçe bütçe kontrolü, mali işler onayı ve genel müdür kademesi eklenir. Önemli olan, kademeleri sonradan eklemeye açık bir yapıda kurmaktır; böylece her büyümede süreç baştan yazılmaz.

Başlamadan önce kendinize sorun

Bu listede üçten fazla maddeye "hayır" diyorsanız, süreç yazılımdan önce masa başında düzenlenmeye değer.

Nereden başlamalı?

Onay süreci projeleri çoğu zaman yazılımla değil, kuralların netleşmesiyle başlar. Yetki matrisi çıkarıldığında akışı dijitale taşımak kolaylaşır. Süreçlerinizin hangisinin dijitalleşmeye en uygun olduğunu görmek için ücretsiz Dijital Check-up ile başlayabilirsiniz; mevcut durumunuzu birlikte değerlendirir, önceliği netleştiririz.